1С:Документооборот
Наступает момент, когда вы решаете документировать работу вашего предприятия. Это происходит по разным причинам. Например, чтобы сократить сроки согласования и принятия решений, не терять документы, а всегда иметь их под рукой, реально проверить исполнительскую дисциплину. Для этого нужен хороший инструмент и методика его использования.
Это и есть «1С:Документооборот»:
1. Современная ECM (Enterprise Content Management) система с широким набором возможностей.
2. Соответствует ГОСТам, требованиям законодательства, отечественным традициям работы с документами и контроля исполнения.
3. Предоставляет много дополнительных инструментов для автоматизации совместной работы, процессного учета и управления, управления проектами.
4. Работает в Windows, Linux, в браузерах, на телефонах и планшетах, в облаках
«1С:Документооборот» помогает наладить процессы, автоматизировать их и управлять совместной работой сотрудников, чтобы сделать ваше предпрятие быстрым и сильным.
Основные возможности программы
Автоматизация процессов
- автоматизация типовых процессов работы с документами: согласование, утверждение, ознакомление, регистрация, рассмотрение, исполнение и других;
- объединение работ исполнителей в цепочки (т. н. комплексные процессы), настройка порядка и условий их выполнения;
- использование параллельного, последовательного и смешанного порядка выполнения работ;
- запуск процессов по заранее подготовленным шаблонам (например, «Согласование типового договора»);
- маршрутизация процессов по условиям (например, договоры свыше 100 тысяч рублей обязательно согласовывать еще и с юристом);
- автоматический запуск процессов в заданный срок или при наступлении событий (например, для подготовки квартального отчета или продления срока действия договора);
- перенаправление и распределение задач, учет процессов и подпроцессов, задач и подзадач;
- отправка задач исполнителю (например, «Е. И. Фроловой») или роли (например, «Юристу»);
- анализ всей истории работы исполнителей по документам.
Внутренний документооборот
- учет внутренних документов организации, например, организационно-распорядительных, информационно-справочных, кадровых;
- учет связей между документами, контроль исполнения документов;
- добавление и просмотр резолюций и виз в карточке документа;
- объединение документов в комплекты;
- формирование комплектов документов по одному вопросу;
- ведение архива финансовых документов.
Работа с файлами
- хранение файлов любых типов (например, офисные документы, PDF, отсканированные изображения, тексты, HTML и другие форматы), учет и контроль версий;
- автоматическое заполнение файлов по шаблонам;
- просмотр отличий в версиях, сравнение версий;
- полнотекстовый поиск по всем версиям;
- ручное и потоковое сканирование;
- автоматическое распознавание;
- нанесение штрихкодов и поиск по ним.
Делопроизводство
- ведение учета по номенклатуре дел, списание в дело, контроль правил делопроизводства;
- ведение журнала передачи документов и их копий;
- учет передачи дел в архив и уничтожения дел.
Учет рабочего времени
- ежедневный учет проделанной работы;
- анализ работы сотрудников по видам работ, по затраченному времени, по проектам;
- автоматический подсчет трудозатрат по задачам и процессам.
Поиск
- поиск по реквизитам;
- полнотекстовый поиск по содержимому файлов популярных форматов с учетом морфологии. русского, украинского и английского языков
Совещания и прочие мероприятия
- автоматизация организации и проведения совещаний, обсуждений, заседаний и других коллективных собраний;
- бронирование переговорных;
- подготовка, согласование и утверждение про граммы, протокола и других материалов мероприятия;
- контроль исполнения принятых решений;
- анализ эффективности проведения и исполнения.
Мобильный «1С:Документооборот»
- Работа с документами, задачами, письмами и календарем на смартфонах и планшетах iOS и Android
Договорные документы
- учет договоров, актов, допсоглашений и других договорных документов;
- согласование договоров, ведение истории переписки;
- учет, контроль и перенос сроков действия договорных документов;
- контроль наличия всех документов по договору (акт, счет и пр.);
- автоматическое продление сроков действия;
- контроль исполнения договорных обязательств;
- учет скан копий оригиналов.
Входящие и исходящие
- учет корреспонденции;
- регистрация с настраиваемой нумерацией;
- ведение карточки со всеми необходимыми реквизитами для каждого документа;
- автоматическое ведение истории переписки;
- автоматизированный электронный документооборот с контрагентами с поддержкой электронных подписей.
Контроль исполнения
- отображение списка задач «на сегодня» у каждого пользователя на рабочем столе;
- для руководителей – оперативный просмотр задач своих подчиненных;
- почтовые уведомления исполнителей о новых и просроченных задачах, о приближении сроков;
- учет и контроль переноса сроков задач;
- более 20 отчетов по исполнительской дисциплине, например, «Справка об исполнительской дисциплине»;
- автоматическая рассылка контрольных отчетов по электронной почте;
- контроль и анализ циклов согласования документов.
Проектный учет
- план проекта, диаграмма Ганта;
- учет и контроль исполнения проектных задач;
- учет трудозатрат по проектам и задачам;
- загрузка проектов из Microsoft Project;
- привязка к проектам документов, файлов, писем, процессов, мероприятий для последующего поиска и анализа.
Встроенная почта
- простая и удобная работа с почтой прямо в программе;
- интеграция с персональными почтовыми программами (Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird и другими);
- создание писем на основании процессов, проектов, мероприятий, внутренних, входящих и исходящих документов, файлов и других данных;
- коллективный разбор почтовых ящиков;
- ведение и просмотр истории переписки;
- правила автоматической обработки почты.
Форум
- обсуждение документов, мероприятий, проектов, файлов и прочих рабочих и личных вопросов.
Календарь
- ведение личных и общих календарей;
- подбор времени для встреч;
- напоминания.
Учет отсутствия сотрудников
- учет командировок, отпусков, больничных и других отсутствий сотрудников;
- подсказки об отсутствии сотрудников при написании писем и запуске процессов.
Интеграция
- интеграция с другими решениями системы «1С:Предприятие 8» для управления и учета (например, 1С:ERP Управление предприятием 2.0, 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей 8, 1С:Зарплата и управление персоналом 8, 1С:Управление производственным предприятием 8, 1С:Управление холдингом);
- обмен документами по МЭДО и ЭДО;
- интеграция с другими программами через веб-сервисы, RESTful API, COM, ODBC.
Наши специалисты готовы ответить на ваши вопросы:
- подобрать программные продукты 1С,
- проконсультировать по вопросам учета в программе,
- проконсультировать по доработке программы 1С,
- автоматизации работы в 1С и другие
Преимущество решений на платформе «1С:Предприятие 8»
Гибкость и настраиваемость
Типовая конфигурация «1С:Документооборот» реализует общепринятые схемы работы с документами и может использоваться в большинстве организаций. При этом возможности технологической платформы «1С:Предприятие 8» позволяют быстро реализовать практически любые другие мето дики документооборота, организовать новые справочники, изменить формы доку ментов, текстовых, табличных и графических отчетов, настроить интерфейсы, поменять логику бизнес-процессов.
Широкая масштабируемост
- Однопользовательский вариант для небольших организаций или персо нального использования;
- Файловый вариант для многопользовательской работы, обеспечивает простоту установки и эксплуатации;
- Клиент-серверный вариант работы на основе трехуровневой архитектуры, обеспечивает надежное хранение и эффективную обработку данных при одновременной работе большого количества пользователей;
- Поддержка территориально распределенных информационных баз, в т.ч. работа с неограниченным количеством автономно работающих информационных баз, полная или частичная синхронизация;
- Обмен документами между разными базами через встроенный сервер внешнего документооборота.
Многоплатформенность, работа с различными СУБД
- Сервер «1С:Предприятия 8» может функционировать как в среде Microsoft Windows, так и в среде Linux;
- Веб-клиент может работать в различных интернет браузерах (Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Google Chrome), что позволяет использовать его в различных операционных системах (Microsoft Windows, Linux, MacOS);
- Платформа «1С:Предприятие 8» поддерживает работу в файловом режиме, а также с СУБД Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Databas.
В помощь начинающим и профессионалам
Учебные курсы помогут быстро освоить программу, разобраться в тонкостях настройки и администрирования, подготовить организацию к автоматизации документооборота – v8.1c.ru/doc8/lessons
Центры сертифицированного обучения (ЦСО) – работают во всех регионах страны и рекомендуются фирмой «1С» как начинающим пользователям, так и специалистам для более эффективного освоения и использования программ системы «1С:Предприятие 8». ЦСО предлагают разработанные фирмой «1С» курсы, которые читают сертифицированные преподаватели. Выберите свой курс – 1c.ru/cso
Интернет-курсы позволят любому пользователю, имеющему доступ в Интернет, изучить программу и получить практические навыки автоматизации документооборота – edu.1c.ru
Методика построения делопроизводства и документооборота помогает специалистам провести подготовительные работы к внедрению программы «1С:Документооборот» в сжатые сроки и с минимальными трудозатратами. Пособие содержит готовый комплект типовых нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота и рекомендации по их использованию – v8.1c.ru/doc8/method